Introduction

Pada artikel sebelumnya Bagaimana Cara Her Registrasi Semester Reguler & Pendek pada Simpadu, anda telah menyelesaikan proses Registrasi Mahasiswa secara normal.

Namun ada kalanya setelah proses Registrasi Mahasiswa Semester Reguler & Pendek selesai, Rencana Studi yang telah diapprove/disetujui oleh Dosen Wali harus kembali disesuaikan karena alasan tertentu.

Untuk kebutuhan ini Simpadu menyediakan prosedur yang disebut Perubahan Rencana Studi (PRS)

Dalam kondisi seperti apa mahasiswa perlu melakukan PRS?
PRS dilakukan apabila terjadi hal-hal sebagai berikut :

  1. Bentrok penjadwalan yang tidak dapat dihindarkan oleh Program Studi,
  2. Terdapat matakuliah yang tidak dibelanjakan oleh mahasiswa karena sebelumnya tidak tersaji pada daftar matakuliah yang ditawarkan,
  3. Mahasiswa terburu-buru dan terlanjur melakukan klik Selesai Registrasi sebelum memastikan matakuliah yang diambil telah lengkap,
  4. Mahasiswa salah membelanjakan matakuliah,
  5. Dosen Wali meminta untuk membatalkan/menambahkan matakuliah tertentu pada rencana studi yang telah dibuat.

Apakah PRS wajib bagi semua mahasiswa? Dan apakah dikenakan biaya tambahan apabila ingin melakukan PRS?
Tidak, PRS hanya ditujukan bagi mereka yang ingin mengubah rencana studinya, dan pelaksanaan PRS tidak dikenai biaya tambahan.

Kapan jadwal pelaksanaan PRS?

PRS biasanya dijadwalkan 1 minggu sebelum masa Her Registrasi berakhir. Silahkan merujuk pada Kalender Akademik.

Apakah memungkinkan apabila saya ingin mengubah rencana studi setelah masa PRS berakhir?
Tidak. Dengan berakhirnya masa PRS, maka berakhir pula seluruh rangkaian kegiatan Her Registrasi.

Prerequisites

Sebelum memulai panduan ini anda akan membutuhkan beberapa hal berikut:

  1. Pastikan anda telah menuntaskan seluruh proses Registrasi Mahasiswa Semester Normal. Silahkan merujuk pada panduan berikut untuk penjelasan lebih detail Bagaimana Cara Her Registrasi Semester Reguler & Pendek pada Simpadu
  2. Pastikan anda sudah Log On pada Simpadu. Silahkan merujuk pada panduan berikut untuk penjelasan lebih detail : Bagaimana Cara Log On pada Simpadu.

Step 1 — Mendaftar Sebagai Peserta Registrasi PRS

Untuk dapat mengikuti prosedur PRS anda diharuskan untuk mendaftar terlebih dahulu sebagai peserta PRS.

Klik menu Simak - Registrasi Mahasiswa - Daftar Peserta PRS. Selanjutnya browser akan menampilkan halaman Pendaftaran Peserta Registrasi PRS.

Pada isian NPM sudah tercantum User ID anda.

Pilih Tahun Akademik sesuai tahun akademik yang berlaku pada saat itu, contoh : 2016-2017 Ganjil.

Pilih Semester sesuai semester yang berlaku pada saat itu, misalnya : Ganjil/Genap/Pendek.

Klik LIHAT STATUS. Anda akan diberi notifikasi Data Status Registrasi PRS Tidak Ditemukan, klik OK. Pada bagian Status Registrasi akan tampil status Belum Terdaftar. Ini menandakan anda sudah memenuhi syarat mengikuti prosedur PRS.

Catatan: Jika setelah klik LIHAT STATUS anda diberi notifikasi Anda Belum Selesai Melakukan Registrasi Normal artinya anda belum memenuhi syarat mengikuti prosedur PRS. Pastikan anda telah menyelesaikan Registrasi Mahasiswa Normal.

Silahkan merujuk pada panduan berikut untuk penjelasan lebih detail : Bagaimana Cara Her Registrasi Semester Reguler & Pendek pada Simpadu, khususnya pada bagian Step 4 - Bimbingan Akademik (Perwalian) & Approval Rencana Studi.

Akhiri dengan klik DAFTAR PRS, jika berhasil anda akan diberi notifikasi Anda Berhasil Melakukan Pendaftaran Registrasi PRS, Tahun Akademik xxxx-x, xxxx Semester xxxx. Klik OK. Pada bagian Status Registrasi akan ditampilkan status Bayar Tagihan.

Pada tahap ini anda telah berhasil melakukan pendaftaran sebagai peserta registrasi PRS. Silahkan melanjutkan ke langkah berikutnya Registrasi PRS.

Step 2 — Registrasi Perubahan Rencana Studi (PRS)

Setelah berhasil terdaftar sebagai peserta registrasi PRS, maka anda dapat melanjutkan ke proses Perubahan Rencana Studi (PRS).

Diawali dengan mengakses menu Registrasi Mahasiswa :

  • Untuk PRS pada Semester Reguler (Ganjil/Genap), silahkan menggunakan menu : Simak - Registrasi Mahasiswa - PRS.
  • Untuk PRS pada Semester Pendek, silahkan menggunakan menu : Simak - Registrasi Mahasiswa - PRS SP.

Browser akan menampilkan halaman dengan judul Registrasi PRS Semester xxxx Tahun Akademik 20xx-20xx. Tampilan halaman ini sama persis dengan halaman Registrasi Mahasiswa normal yang anda gunakan sebelumnya, yaitu di kolom bagian kanan terdapat daftar kelas matakuliah yang telah diambil sebelumnya.

Disinilah saatnya anda dapat menyesuaikan Rencana Studi yang anda buat sebelumnya. Dengan menambah/mengambil dan atau membatalkan kelas matakuliah yang anda inginkan.

Periksa dengan teliti dan pastikan pada kolom bagian kanan sudah tercantum seluruh kelas matakuliah yang akan anda programkan selama 1 semester ke depan.

Lanjutkan ke langkah berikutnya untuk menyimpan Perubahan Rencana Studi (PRS) anda.

Step 3 — Simpan & Cetak Kartu Rencana Studi

Setelah seluruh kelas matakuliah yang diambil sudah berada pada kolom sebelah kanan ada 2 cara untuk menyimpan Perubahan Rencana Studi anda, antara lain :

  1. Klik Simpan Semetara jika anda masih ingin melakukan perubahan (ambil/batal) kelas matakuliah.
  2. Klik Selesai Registrasi jika anda sudah memastikan tidak ada lagi perubahan kelas matakuliah. Karena setelah ini anda sudah tidak dapat mengubah rencana studi lagi. Dan juga tidak ada kesempatan Perubahan Rencana Studi untuk yang ke dua kali.

Klik Selesai Registrasi sifatnya wajib dilakukan agar anda dapat mencetak Kartu Rencana Studi (KRS) hasil PRS.

Klik CETAK KRS untuk mencetak Kartu Rencana Studi (KRS) hasil PRS, dan tahap selanjutnya silahkan bertemu dengan Dosen Wali yang namanya tercantum pada KRS untuk mengulangi kegiatan bimbingan akademik dan meminta approval/persetujuan kembali atas KRS yang telah disesuaikan/diubah (Perwalian).

Step 4 — Bimbingan Akademik (Perwalian) & Approval Perubahan Rencana Studi (PRS)

Kartu Rencana Studi (KRS) yang telah disesuaikan/diubah bersama Kartu Studi Mahasiswa (KSM) Registrasi Normal terakhir sebelum perubahan sebelumnya kemudian dibawa saat menemui Dosen Wali untuk dapat dibandingkan perubahannya proses perwalian.

Kegiatan perwalian yang dilakukan oleh Dosen Wali kepada mahasiswa, meliputi :

  1. Evaluasi hasil studi semester sebelumnya berdasarkan IP Kumulatif dan IP Semester.
  2. Membicarakan tentang strategi rencana studi untuk semester selanjutnya.
  3. Dosen Wali dapat menambah dan atau membatalkan batal kelas matakuliah pada rencana studi yang sudah dibuat pada Simpadu.
  4. Bimbingan akademik lainnya berkaitan dengan proses belajar.
  5. Dosen Wali mengesahkan Kartu Rencana Studi (KRS) yang telah disesuaikan/diubah dengan cara ditandatangani.
  6. Dosen Wali klik APPROVE KRS pada Simpadu sebagai tanda approval/persetujuan terhadap Perubahan Rencana Studi (PRS) mahasiswa.

Approval/persetujuan Perubahan Rencana Studi hanya dapat dilakukan oleh Dosen Wali menggunakan akun dosen yang bersangkutan pada Simpadu. Jika Dosen Wali tidak dapat melakukan approval/persetujuan pada Simpadu maka peran tersebut dapat digantikan oleh Operator Akademik pada program studi dengan cara anda menunjukkan Kartu Rencana Studi (KRS) penyesuaian yang telah ditandatangani oleh Dosen Wali.

Pada tahap ini Status Registrasi anda akan berganti dari Input Matakuliah menjadi Perwalian.

Step 5 — Mencetak Kartu Studi Mahasiswa (KSM) Perubahan

Kembali pada Log On pada akun anda sebagai mahasiswa pada menu Registrasi Mahasiswa Klik CETAK KSM untuk mencetak Kartu Studi Mahasiswa (KSM) perubahan dan simpan sebagai bukti bahwa anda telah selesai melaksanakan seluruh rangkaian kegiatan Registrasi Mahasiswa.

Pada tahap ini Status Registrasi anda akan berganti dari Perwalian menjadi Selesai Registrasi.

Conclusion

Sampai tahap ini anda telah berhasil melakukan seluruh rangkaian kegiatan Registrasi Perubahan Rencana Studi (PRS) Semester Reguler & Pendek pada Simpadu. Selanjutnya anda sudah terdaftar sebagai Mahasiswa Aktif dapat mengikuti aktifitas perkuliahan sepanjang semester berkutnya.

Catatan: Anda hanya diberikan 1 kali kesempatan Perubahan Rencana Studi (PRS), untuk itu agar dimanfaatkan sebaik mungkin. Periksa dengan teliti kembali Perubahan Rencana Studi anda sebelum klik Selesai Registrasi.